Zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów

Księga przychodów i rozchodów może być prowadzona w formie elektronicznej lub na papierze. Zakłada ją podatnik w oparciu o wzór, jaki jest określony w załączniku do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Powinna być przechowywana i zabezpieczona przez okres około pięciu lat. Czym właściwie jest, kto powinien ją prowadzić i co powinna zawierać? Dowiesz się z tego artykułu.

Co to jest księga przychodów i rozchodów?

Na podstawie księgi przychodów i rozchodów ustala się wielkość kwoty, która stanowi podstawę do obliczania wysokości podatku. Służy do rejestracji obrotu i wydatków. W księdze przychodów i rozchodów wpisujemy przychody, wydatki poniesione w związku z prowadzeniem działalności oraz kwoty przeznaczone na zakup materiałów i towarów handlowych. Podstawą zapisów są dowody księgowe, takie jak faktury VAT i inne dokumenty, które potwierdzają przeprowadzone operacje gospodarcze. Dodatkowo, księga przychodów i rozchodów umożliwia podatnikowi podsumowanie i ocenę pracy przez cały rok.

Jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów są określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w tej sprawie. Powinna się składać z 17 kolumn w ściśle określonej kolejności i o ustalonej zawartości. Zgodnie z §8. Dziennika Ustaw podatnik jest obowiązany zbroszurować księgę i kolejno ponumerować jej karty.

Kolumna 1 - liczba porządkowa nadawana kolejnym wpisom.

Kolumna 2 - data wydatku lub przychodu.

Kolumna 3 - numer faktury lub numer innego dowodu zakupu.

Kolumna 4 - nazwa kontrahenta, z którym dokonano transakcji.

Kolumna 5 – dane kontrahenta, z którym dokonano transakcji.

Kolumna 6 - informacje na temat rodzaju przychodu lub wydatku.

Kolumna 7 - kwota sprzedaży.

Kolumna 8 - wszystkie pozostałe przychody.

Kolumna 9 - suma kolumn 7 i 8.

Kolumna 10 - wartość cenowa zakupionych towarów handlowych i materiałów.

Kolumna 11 - koszty uboczne poniesione w związku z zakupem towarów handlowych i materiałów.

Kolumna 12 - wartość pensji pracowników ujęta w kwocie brutto.

Kolumna 13 - pozostałe koszty nie zostały ujęte wcześniej.

Kolumna 14 - podsumowanie kosztów z kolumny 12 i 13.

Kolumna 15 - pusta kolumna, w której można wpisać koszty z poprzednich lat.

Kolumna 16 - koszty działalności badawczo-rozwojowej.

Kolumna 17 - zatytułowana „uwagi” służy do wpisywania dodatkowych niezbędnych informacji.

Kto powinien prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Zostało to określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

• 2. [Podmioty zobowiązane do prowadzenia księgi]

1. 1. Osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, o których mowa w art. 24a ust. 1 i 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwanej dalej "ustawą o podatku dochodowym", są obowiązane prowadzić księgę, z zastrzeżeniem ust. 2, według wzoru ustalonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia, w sposób określony w rozdziale 2.
2. 2. Rolnicy prowadzący gospodarstwo rolne bez zatrudnienia w nim pracowników, członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz pracowników rolnych, wykonujący działalność gospodarczą, osobiście lub z udziałem członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, jeżeli łączny przychód z tej działalności gospodarczej nie przekracza 10 000 zł w roku podatkowym, są obowiązani prowadzić księgę przeznaczoną dla tych rolników, według wzoru ustalonego w załączniku nr 2 do rozporządzenia, w sposób określony w rozdziale 3.

Również osoby, które prowadzą działalność gospodarczą w formie agencji i umów zlecenia, mają obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Tak samo te, które zgłosiły zamiar prowadzenia ksiąg, a prowadzą działy specjalne produkcji rolnej oraz duchowni, którzy zrzekli się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.

Obowiązkiem osób prowadzących księgę przychodów i rozchodów jest dokonywanie w niej rzetelnych, zgodnych ze stanem rzeczywistym wpisów oraz prowadzenie jej zgodnie z aktualnymi przepisami prawa. Nie jest to łatwe, dlatego warto skorzystać z pomocy biura rachunkowego. Powierzenie usług księgowo-podatkowych fachowcom w tej dziedzinie to spora oszczędność czasu, który można przeznaczyć na rozwój firmy.